Ei maksuviiveitä. Ei muistutuksia. Ei perintää. Tällaisessa ihannemaailmassa ei perintätoimistoja tarvittaisi. 100% käteiskauppa ja ennakkomaksu mahdollistaisivat ihannetilanteen, mutta etenkin yritysten välisessä liiketoiminnassa laskutus joustavine maksuehtoineen on ollut ja tulee olemaan vakiintunut toimintatapa myös pitkälle tulevaisuuteen. Miksi asiakkaat sitten eivät selviydy laskujen maksamisesta eräpäivään mennessä? Listasimme viisi yleisintä syytä ja näkökulmamme miten asiakasta pystyttäisiin auttamaan täsmällisemmässä maksamisessa.
Lasku unohtui maksaa
Ylivoimaisesti yleisin syy laskun maksamattomuuteen. Laskuttaja onnistuu edistämään asiaa laadukkaalla maksumuistutuksella: puhelu asiakkaalle, tiedustelu onko lasku tavoittanut asiakasta ja mikäli ei, niin lähettää lasku uudelleen asiakkaan toivomalla tavalla. Usein lasku asiakkaalta löytyy, mutta joku täppä/vahvistus on jäänyt hoitamatta ja sen vuoksi suoritus ei ole matkaan lähtenyt. Unohduksiin on hyvä suhtautua inhimillisesti, sillä me kaikki unohdamme joskus jotain.
LUE MYÖS: ”Millainen on laadukas maksumuistutus?”
Blogikirjoituksemme 12.3.2019
Asiakas ei ole saanut laskua
Laskuja lähetetään tänä päivänä kirjeitse, sähköpostitse ja kasvavissa määrin verkkolaskuina. Kirjeposti on näistä epävarmin ja pahimmillaan asiakas saa laskun vasta eräpäivän jälkeen. Sähköpostilaskut on nopea tapa toimittaa lasku asiakkaalle, mutta ne usein hukkuvat mailivirtaan tai kokoontuvat roskapostikansioon. Verkkolaskutus on sen verran uusi laskutusmahdollisuus, että sitä ei ole jokainen yrittäjä vielä täysin omaksunut.
On tärkeää, että myyntivaiheessa selvitetään asiakkaan kanssa miten laskutus saadaan hoidettua molempia osapuolia tyydyttävästi. Tämän päivän sähköisen taloushallinnon ohjelmistot mahdollistavat monipuolisesti laskujen toimitustavat. 1.4.2020 viimeisteltiin verkkolaskulaki, joka mahdollistaa laskun saajan vaatimaan toimittajilta kaikki laskut verkkolaskuina (koskee siis B2B-laskutusta). Tästä on kuitenkin erikseen sovittava eikä asiakas voi esimerkiksi jättää perintätoimiston maksuvaatimusta maksamatta ellei hänellä ole näyttöä erikseen sovitusta verkkolaskutuksesta.
Kirjelaskuissa postiosoitteet voi tarkastaa ytj.fi ja verkkolaskuosoitteet verkkolaskuosoite.fi. Sähköpostiosoite on hyvä varmistaa aina asiakkaalta itseltään, mutta yritysten kotisivuilla on hyvin tuotu esille mihin sähköpostiin laskut toivotaan lähetettävän.
LUE MYÖS: ”Verkkolaskulaki pakottaa yritykset yhtenäistämään laskutustaan”
Blogikirjoituksemme 18.2.2020
Reklamaatio – lasku on riitainen
Jos tilatun työn jälki poikkeaa sovitusta tai laskun maksuehto ja/tai loppusumma on virheellinen, asiakkaan on oltava aktiivinen ja informoitava miltä osin hän ei laskua suostu maksamaan. Reklamaatio on tehtävä kohtuullisessa ajassa työn suorittamisesta / laskun saamisesta.
Reklamaatioita on aiheettomia ja aiheellisia. Aiheettomat reklamaatiot viestivät yleensä asiakkaan maksuhaluttomuudesta, ja toisinaan niillä pyritään välttämään asiakkaaseen kohdistuvat perintätoimenpiteet. Mikäli selkeitä perusteita reklamaatiolle ei esitetä, perintä voi jatkua ja sitä voidaan edistää laajalla haastehakemuksella käräjäoikeuteen. Tämä kasvattaa laskun loppusummaa merkittävästi. Aiheelliset reklamaatiot hoituvat yleisesti hyvässä hengessä neuvotellen ja virheet korjaten. Toisinaan neuvotteluiden kautta ei päästä molempia osapuolia tyydyttävään lopputulokseen ja lopulta käräjäoikeus määrittää kuka asiassa on maksuvelvollinen.
Kun tehdystä työstä on laadittu huolelliset ja selkeät sopimukset ennen toimenpiteiden aloittamista ja työ valvotaan raportoinnilla sekä kirjauksilla, reklamaatiot pysyvät minimissä. Lisäksi on tärkeä puuttua epäkohtiin välittömästi, kun ne havaitaan. Kun osaat käsitellä reklamaatiot ripeästi, asiakasta kuunnellen ja oikeudenmukaisesti, on yrityksesi asiakastyytyväisyys yleensä erittäin hyvällä tasolla.
Maksukyvyttömyys – laskua ei pystytä maksamaan
Maksukyvyttömyys voi olla hetkellistä tai pidempiaikaista. Jälkimmäiset pystyy usein karsimaan tarkastamalla asiakkaan luottotiedot myyntihetkellä, mutta jälkimmäiset voivat yllättää harjaantunemmankin yrittäjän silmän.
Hetkellinen maksukyvyttömyys johtuu usein toimialan suhdanteista ja siitä, että omien asiakkaiden laskujen maksu on viivästynyt (maksuviiveiden ketjuuntuminen). Tällöin on tärkeä sopia asiakkaan kanssa realistinen ja rehellinen suunnitelma, jolla takaisinmaksu onnistuu. Mikäli ehdotus ei velkojaa miellytä niin asian voi siirtää joko perintätoimiston vapaaehtoiseen perintään tai suoraan haastehakemuksella käräjäoikeuteen. Yleensä velkojan omat toimintaperiaatteet ja kassavirta määrittävät joustamisen aikataulujen suhteen.
Maksuhaluttomuus – laskua ei haluta maksaa
Vaihtoehdoista kurjin. Aiheettomat reklamaatiot on rinnastettavissa maksuhaluttomuuteen. Näihin ei kannata käyttää liikaa aikaa ja energiaa vaan suosiolla siirtää perintätoimistolle, joka pystyy arvioimaan johtuuko maksuhaluttomuus mahdollisesta varattomuudesta vai pelkästä asennevammasta. Näissä tilanteissa perintätoimistoilla on myös hyvä mahdollisuus kertoa asiakkaalle mitä seuraamuksia maksuhaluttomuudesta voi seurata. Etenkin nuorten kohdalla haluamme viestiä tästä mahdollisimman ymmärrettävästi, jotta luottomerkintöjen tuomat taakat tiedostettaisiin.
LUE MYÖS: ”Miksi saatavien perintä on erityisen tärkeää B2B-liiketoiminnassa?”
Blogikirjoituksemme 28.7.2020
Kaikesta tästä huolimatta meillä on Suomessa yksi Euroopan korkeimmista maksumoraaleista, ja sen myötä asiakkaat kyllä haluavat maksaa laskunsa. Laskutus ja maksuvalvonta on yksi tärkeä osa yrityksen asiakaspalvelua, joten siihen kannattaa panostaa. Tarjoamme mielellämme auttavan ja aktiivisen otteen yritysten asiakaspalvelulle maksuvalvonnan osalta.
Perintäritarin Juha