Saatavien perintä on totutusti se pakollinen paha, jota pyritään välttämään viimeiseen asti. Niin velkojien kuin velallisten toimesta. Selkeillä ja inhimillisillä toimintatavoilla velkojat pystyvät tekemään ainakin parhaansa, jotta mahdollisimman vähän erääntyneitä saatavia tarvitsisi perintätoimiston avustuksella periä. Tässä viisi olennaisinta vinkkiä toimivan maksuvalvonnan ja oman perinnän toteuttamiseksi.
1. Kirjalliset sopimukset
Kun puhutaan maksuvalvonnasta, emme voi sivuuttaa toimenpiteitä ennen laskun muodostamista. Laskut perustuvat yleisesti sopimuksiin, joiden mukaisesti tuotteen/palvelun sisältö muodostuu ja loppusumma määräytyy.
Etenkin epäselvissä tilanteissa kirjalliset sopimukset nousevat arvoon arvaamattomaan. Jos sovitaan jotain yleisistä sopimusehdoista poikkeavaa, ne tulee myöskin hyväksyttää kirjallisesti (vaikkapa sähköpostilla) osapuolten kesken ja niihin tulee osapuolten hyväksynnät saada.
Yksi usein esiin nousevista epäselvyyksistä koskee palvelun hintaa. Alkuperäinen hinta-arvio ei ole toteutunut vaan summa on kasvanut matkan varrella. Tämän vuoksi on tärkeää, että mikäli huomaat alkuperäisen hinta-arvion ylittyvän, ota kirjallinen hyväksyntä asiakkaalta ennen kuin jatkat palvelun tuottamista. Tämä on ensisijaisesti hyvää käyttäytymistä ja informoimista, mutta vaikuttaa myös loppulaskun maksuperusteisiin.
2. Luottotietojen tarkistaminen ja käteiskauppa
Parasta perinnän ennaltaehkäisyä on myydä asiakkaille käteiskaupalla tai etumaksulla. Tällöin perintää ei koskaan tulla tarvitsemaan. Kuitenkin yritysten välisessä kaupankäynnissä luottokauppa (laskulla myyminen) on vallitseva kauppatapa joustavuuden vuoksi.
Luottotietojen tarkistuksella pystytään tarkistamaan asiakkaan maksukykyä. Jos palvelu/tuote myydään luotolla asiakkaalle, joka luottotietojen perusteella on suurissa maksuhaasteissa, voi lopputulos olla pahimmillaan luottotappio. Ei ole yksi tai kaksi kertaa, kun muuttosiivousta on myyty juuri häädön saaneelle vuokralaiselle, joka on vain “ostanut” itselleen apukäsiä ilman aikomustakaan maksaa laskua. Laskun maksamatta jättäminen ei itsessään ole rikos. Myyjällä eli velkojalla on kaikki mahdollisuudet ennen luottopäätöstä tarkastaa asiakkaan maksukyky ja tehdä sen myötä päätös myykö ennakkomaksulla vai perästä päin laskulla. Sekä yritysten että yksityishenkilöiden luottotiedot on tarkastettavissa esimerkiksi Dun & Bradstreetiltä tai Suomen Asiakastiedolta.
Käteiskauppaa suosittelemme jokaiselle kuluttajakauppaa tekevälle yritykselle. Tämä suoraviivaistaa kaupankäyntiä ja sillä vältetään myös asiakkaiden ylivelkaantumisriski: kuluttajana tulisi ostaa vasta silloin, kun ostokseen on varaa. Yksi ennakkomaksun työkaluista on kumppanimme Paytrailin tarjoama Paylink.
3. Laskun oikeellisuus ja sisältö
Laskun maksamista helpottaa, kun se on ulkoasullisesti selkeä, sen sisältö on riittävä ja kaikki täsmää sovittua.
Yrityksille myytäessä maksuehto on usein 7-10vrk, kuluttajille 14vrk. Laskunumero yksilöi laskun ja eräpäivä määrittää milloin lasku tulisi viimeistään maksaa. Laskun päiväys kertoo siitä, milloin se on luotu. Laskun loppusumma muodostuu usein selitteen eri riveiltä ja loppusummassa tulee olla eriteltynä arvonlisäveron suuruus. Tilinumeroakaan ei kannata piilottaa. Usein tulee vastaan sopimuksia, joka toimii ns. laskuna (esimerkiksi vuokrasopimus tai velkakirja) mutta siitä puuttuu tilinumero. Ja muista lisätä laskulle myös yhteystietosi, jotta asiakas voi tarvittaessa helposti selvittää siihen liittyviä epäselvyyksiä.
Kun selkeä ja täsmällinen lasku toimitetaan asiakkaan toivomassa kanavassa (verkkolasku, sähköposti, kirje) niin se on yleisesti helppo ja mukava maksaa.
4. Ripeä maksumuistutus
Eräpäivä meni ja asiakas pitäisi kontaktoida maksumuistutuksen myötä. Tätä vaihetta valitettavasti moni velkoja jännittää. Olenko liian hanakka? Suuttuukohan asiakas? Pitäisikö vielä hetki odottaa?
Vastaus asiaan: jos asiakkaalla on maksuhalua ja maksukykyä, hän todellakin haluaa maksaa laskusi. 90%:sti maksamattomuuden syy on unohdus tai lasku ei ole tullut perille. Siksi maksumuistuttaminen kannattaa toteuttaa siten, että olettaa automaattisesti laskun jääneen saapumatta perille. Kohtelias maksumuistutus sähköpostitse on toimivin malli. Liitä mukaan maksumuistutus tai alkuperäinen lasku, jotta asiakas pystyy helposti hoitamaan maksun. Voit myös kertoa miten alkuperäinen lasku on toimitettu ja kysyä, että miten asiakas toivoo jatkossa laskujen lähettämistä. Omat yhteystietosi on tärkeä näkyä muistutuksessa, jotta sinuun voidaan olla yhteydessä asian tiimoilta.
Ja mitä nopeammin muistutuksen teet sen parempi. On kuitenkin hyvä huomioida, että tämän päivän sähköisten taloushallinnon ohjelmistojen päivitykset ja pankkiviiveet voivat viivästyttää maksun näkymistä jopa parilla päivällä maksamisesta. Maksuton muistuttaminen on tietysti tyylikkäin tapa, mutta muistutuksesta aiheutuvat suorat kulut ja ylimääräinen työ on myös perusteltua muistutuskulua. Sen määrässä on tärkeä noudattaa lakia saatavien perinnästä. Jos haluat tehdä ripeän muistutuksen lain mukaisesti, niin älä lisää kuluttaja-asiakkaalle muistutuskulua. Yritysasiakkaalle tavanomainen kulun määrä on 0-10 euroa.
5. Asiakkaan tavoittelu puhelimitse
Tässä kohtaa asiakas viimeistään havahtuu avoimesta ja erääntyneestä laskusta. Ja jos ei, niin saatavien siirto perintätoimiston hoidettavaksi on vähintäänkin perusteltua.
Puhelu mahdollistaa fiksun ja informatiivisen vuorovaikutuksen asiakkaan kanssa. Jos asiakas tarvitsee mahdollisesti maksuaikaa tai maksusuunnitelman, puhelun avulla keskustelu ja neuvottelu on usein inhimillisempää. Mikäli puhelu ei tuota toivottua lopputulosta, olet 100%:sti perustellut itsellesi saatavien siirron perintätoimistolle.
Muista, että maksuvalvonta on osa yrityksesi markkinointiviestintää, ja parhaimmillaan pystyt sen avulla erottautumaan kilpailijoistasi. Ja kun valitset perintätoimistoa, varmistu heidän toimintatavoistaan sekä sinua että asiakkaitasi kohtaan.
Perintäritarin Juha