Sähköisellä taloushallinnolla maksuvalvonnan automatisointi on helppoa: laskutat näppärästi asiakkaan toivomilla laskutustiedoilla ja asetat ohjelmistossa monenko päivän jälkeen eräpäivästä lähtee automaattisesti muistutus sekä milloin lasku siirtyy valikoidulle perintätoimistoille. Tätä kutsutaan täysautomaatioksi. Perintäritarin toimeksiannoista noin 30% saapuu täysautomaation kautta. Sen lisäksi 50% saapuu puoliautomatisoituna, jolloin viimeinen toimenpide perintään siirtämiseksi tehdään manuaalisesti sähköisessä ohjelmistossa. Käydään tässä kirjoituksessa läpi miten tuo loppu 20% saa hoidettua oman maksuvalvonnan mahdollisimman kivuttomasti ja vähällä lisätyöllä osana viikkorytmiä. Sivuamme toki puoliautomatisointia vahvasti, joten vaikka käytössäsi on sähköinen taloushallinnon ohjelmisto, tämä teksti on sinua varten.
Tärkeimpänä jatkuva laskuttaminen
Jatkuva, vähintään viikoittainen laskuttaminen on olennaisin osa toimivaa maksuvalvontaa. Jatkuva laskuttaminen mahdollistaa tasaisen kassavirran, kun saatavia tippuu pankkitilille pitkin viikkoa. Mikäli et onnistu laskuttamaan säännöllisesti, et tule onnistumaan myöskään saamaan maksuvalvonnasta rutiininomaista.
Jos päädyt laskuttamaan epäsäännöllisesti, luo kuitenkin viikkorytmiin oma laskutuspäivä. Moni yksinyrittäjä kertoo hoitavansa viikonloppuisin laskutuksen, kun tuolloin on oma rauha työnteolle. Se on toimiva malli, mutta toisaalta se voisi olla esimerkiksi perjantai, jolloin voisit viipymättä olla asiakkaaseen yhteydessä, jos laskutus vaatii tarkennusta. Toisaalta se voisi olla maanantai (huomaat teksti edetessä miksi).
Jokaisen yrityksen viikkorytmi on kuitenkin omanlaisensa. Tärkeintä on kuitenkin, että laskutetaan 🙂
Muikkarimaanantai toimii selkeimmin
Kun hoidat yhtenä päivänä viikossa kaikista erääntyneestä laskusta muistuttamisen asiakkaillesi, saat maksuvalvonnasta helpoimman rutiinin: jos jokaisena maanantaina lähetät asiakkaille maksumuistutuksen erääntyneestä laskusta, pystyt halutessasi jokaisena maanantaina myös siirtämään kaikki jo muistutetut saatavat perintään. On kuitenkin muistettava, että muistutuksen lähettämisestä tulee kulua vähintään 10 vuorokautta, että saatava on perintäkelpoinen. Muistuta – väliviikko – perintä.
Aikanaan, kun olimme aktiivisia Twitterissä, muistutimme joka maanantai twiitillä #muikkarimaanantai . On selkeintä aloittaa viikko katsomalla mitkä saatavat ovat kirjaantuneet omaan kassaan ja mistä olisi paikallaan muistuttaa asiakkaita. Rutiinit pitävät asiat järjestyksessä. Itse käytän monessa asiassa puhelimen viikoittaista muistutusmahdollisuutta kertomassa mitä pitää tehdä kunakin päivänä.
Jos sähköinen taloushallinto huolehtii automaattisesti muistutusten lähettämisestä mutta ei perintään siirtämisestä, muikkarimaanantaina on syytä katsoa perintään siirrettävät toimeksiannot.
Ja muista: maksumuistutus on osa yrityksen markkinointiviestintää, joten kannattaa huolehtia, että sen viesti on kohtelias mutta selkeä. Ja ettei se lähtisi heti seuraavana päivänä laskun erääntymisestä. Laadukkaaseen maksumuistutukseen kannattaa panostaa.
Sähköinen taloushallintokaan ei tee autuaaksi
Sähköinen taloushallinto on parhaimmillaan työkalu selkeään ja järjestelmälliseen liiketoimintaan. Jos et kuitenkaan hyödynnä sen ominaisuuksia tai automatisoit työtehtäviä virheellisesti, et saa siitä toivottuja tehoja irti. Meillä oli pitkään yksi toimeksiantaja, joka automatisoi maksumuistutuksen siten, että laskun erääntymisestä automaattimuistutuksia lähti ohjelmistosta yhteensä kuusi kappaletta eikä siirtoa perintätoimistolle oltu automatisoitu. Se, että pyrit muistutusten määrällä korvaamaan laatua, ei toimi: kannattaa varmistaa viimeistään kahden tuloksettoman muistutuksen jälkeen oikeat laskutustiedot asiakkaalta.
Toinen täysin automatisoidun maksuvalvonnan ongelma on se, että perintä joudutaan usein keskeyttämään, kun kyseisen velallisasiakkaan laskujen ei pitänytkään mennä perintään.
Eli toisinaan automatisointi piilottaa epäkohtia.
Sähköinen taloushallinnon maksuvalvonta puoliautomatisoituna
Puoliautomaatio tarkoittaa sitä, että käytössäsi on sähköinen taloushallinnon ohjelmisto, luot siellä laskut, joista maksumuistutukset lähtevät automaattisesti, mutta perintään siirto pitää tehdä manuaalisesti. Tämä malli on erittäin hyvä mikroyrityksille, jotka haluavat harkiten valita mitä saatavia lähtevät perimään ja minkä kanssa odotellaan.
Perintätoimiston näkökulmasta suosittelen jokaista pienyrittäjää investoimaan seuraavaksi sähköisen taloushallinnon hankkimiseen, mikäli se on vielä tekemättä. Laskutus ja muistutus on sen jälkeen varsin mukavaa puuhaa.
Viikkorutiinit mahdollistavat jatkuvuuden
Jokainen voi pohtia mikä merkitys on pizzaperjantailla, lauantaisaunalla tai sunnuntaiaamun nutellakroisantilla rytmittämään viikkoa. Rutiinit ohjaavat arjen lisäksi myös työpäiviä. Meillä tiistait ja perjantait ovat tilityspäiviä ja keskiviikot raporttipäiviä. Kun samat toimet on tehty jo kahden vuoden ajan, niin kyseiset työtehtävät eivät unohdu vaan ne tulevat unohtumattomaksi osaksi arkea. Muikkarimaanantait ovat työelämän pizzaperjantait.
Edullisin automatisoitu maksuvalvonta toteutetaan viikkorutiinien kautta. Lupaan, että se tekee myös pakollisesta pahasta mahdollisimman kivutonta. Jos käytössäsi on Fennoan ohjelmisto, voimme yhdessä luoda sinulle joko täysin automatisoidun tai puoliautomatisoidun maksuvalvonnan.
Perintäritarin Juha