Usein kuulee puhuttavan, että miten yhden kirjeen lähettämisestä voi muodostua 50 euron perintäkulu. Kirjeestä ei itsessään muodostukaan kuin rapia 2 euron suora kulu, mutta perintätoimeksiannon ympärillä tapahtuu paljon työtä, joka on velallisasiakkaalle ja velkojalle näkymätöntä. Mitäs kaikkea monipuolinen perintäkäsittelijän työ pitääkään sisällään Perintäritarissa? Hypähdetääs hetkeksi arkeemme.
Velkojalta saatu toimeksianto käynnistää prosessin
Kun velkoja ei ole saanut asiakkaaltaan rahoja saatavistaan, hän siirtää alkuperäiset laskut meidän hoidettavaksi. Aluksi käymme läpi laskut, varmistamme aikarajat ja varmistumme, että saatava on selkeä myös itsellemme.
Jotta pystymme arvioimaan millä toimenpiteillä perintäprosessi kannattaa rakentaa, käymme katsomassa velallisasiakkaan luottotiedot. Mikäli näyttää siltä, että perintätoimiston vapaaehtoisilla toimenpiteillä ei ole onnistumisen edellytyksiä, emme kirjaa saatavasta toimeksiantoa. Jos taas mahdollisuudet on olemassa, jatkamme toimenpiteitä.
Asiakastietojen tarkastaminen tärkeää
Jos sekä toimeksiantaja että velallisasiakas ovat meille ensikertalaisia, luomme asiakkuudet ja tunnistamme toimeksiantajan vielä rahanpesulain mukaisesti. Käymme varmistamassa yritysasiakkaiden viralliset tiedot YTJ:stä (Yritys- ja yhteisötietojärjestelmä) ja kuluttaja-asiakkaiden DVV:stä (Digi- ja väestötietovirasto). Samalla varmistamme kuluttaja-asiakkaiden henkilötunnuksen, jotta asiakas tulee varmasti yksilöidyksi oikeaksi henkilöksi.
Tämän jälkeen luomme toimeksiannon: kirjaamme alkuperäisiltä laskuilta tiedot yhteen maksukehotukseen ja laitamme sen kirjeitse matkaan velallisasiakkaalle.
Hedelmällisin asiakaspalvelutyö alkaa
Maksukehotuksissa on maksuehtona 10/14 vuorokautta riippuen onko kyseessä yritys- vai kuluttaja-asiakkas. Ennen kehotusten erääntymistä olemme asiakkaisiin yhteydessä aina kirjeen lisäksi puhelimitse. Pyrimme tekemään sen heti kirjeen lähettämisen jälkeisenä arkipäivänä, mutta työkuorma voi siirtää puhelua tulevaisuuteen.
Puhelussa informoimme velallisasiakasta saatavasta, varmistamme että tieto menee perille ja sen vuoksi pyydämme lupaa saada viestintään myös sähköpostitse. Puhelussa käy usein myös ilmi, jos saatavassa on epäselvyyttä ja asiakkaan maksumahdollisuuksista. Sen jälkeen on helpompi lähteä ratkomaan miten kokonaisuus saadaan hoidettua kuntoon tai onko syytä keskeyttää perintätoimet.
“Toinen kierros” ja perinnän jatkaminen
Kun maksukehotus erääntyy, on aika palata toimeksiannon tarkasteluun: miten prosessi oli alunperin suunniteltu? Tuliko velallisasiakkaan kontaktoinnissa vastaan huomioitavaa? Tässä vaiheessa tiedustelemme mahdolliset ohisuoritukset toimeksiantajalta, kerromme mahdolliset huomiomme hänen tietoon ja ehdotamme seuraavia toimenpiteitä.
Kun olemme saaneet vastaukset toimeksiantajalta, luomme uuden kehotuksen/tratan, toimitamme sen luvan saaneilta velallisasiakkailta sähköpostitse ja kirjaamme itsellemme tehtävälistalle soittomerkinnät tulevaisuuteen velallisasiakkaalle. Jos asiakas oli maksanut alkuperäisen laskun suoraan toimeksiantajalle, jatkamme vielä avointen viivästyskorkojen ja perintäkulujen perimistä.
Tilitys toimeksiantajalle
Jos taas velallisasiakas maksoi maksukehotuksemme mukaisesti suorituksen meille, tilitämme kahdesti viikossa asiakasvaraintililtämme suorituksia toimeksiantajillemme. Suorituksen tehtyä lähetämme toimeksiantajalle sähköpostitse myös tarkemman tilityslaskelman, josta näkyy tarkemmin pääoman ja viivästyskoron määrä, perintäkulun arvonlisävero sekä toimeksiantopalkkion suuruus.
Oikeudellista perintää velkojan apukätenä
Vaikka teemme parhaat mahdolliset analyysit toimeksiannon vastaanottovaiheessa velallisasiakkaan luottotiedoista, emme välttämättä onnistu perimään saatavia vapaaehtoisin toimin. Perinnän pakkokeinona Suomessa on oikeudellinen perintäprosessi, jossa ulosotto perii saatavia velallisasiakkaan varoista.
Me annamme toimeksiantajille aina mahdollisuuden hyödyntää osaamistamme oikeudellisessa prosessissa: valtakirjalla teemme summaarisen haastehakemuksen käräjäoikeuteen ja velkomustuomion tultua siirrämme saatavat ulosoton hoidettavaksi.
Riitaiset ja epäselvät saatavat aiheuttavat paljon työtä
Oman työn sarkansa perintäkäsittelijän työpäivään tuo epäselvyyksien selvittäminen. Alkuperäinen lasku ei ole tullut perille, laskun selitteeltä löytyvää työtä ei ole tehty, reklamaatio on keskeneräinen ja lasku kuulu jollekin muulle. Tässä muutamia, mutta epäselvyyksien kirjo on valtava johtuen siitä, että autamme eri toimialojen toimijoita, joissa on hyvinkin yksilöidyt haasteet. Siten perintäkäsittelijän osaaminen ja ammattitaito kehittyy joka päivä. Ja toisaalta olemme nöyriä osaamattomuuden edessä. Tärkeintä on olla aktiivinen asian selvittämisessä ja se voi vaati paljon sähköpostiviestien vaihtoa osapuolten kanssa.
Mikäli riitatilanteita ei pystytä selvittämään sopuisasti, joudumme suosittamaan toimeksiantajalle kääntymistä juristin puoleen. Laki saatavien perinnästä ja Hyvä perintätapa kuluttajaperinnässä eivät mahdollista perintätoimiston vapaaehtoisten toimenpiteiden jatkamista riita-tilanteissa.
Tauot ja yhteisöllisyys
Ja jotta työmme ei olisi kahdeksaa tuntia pelkkää suorittamista, meille on tärkeää tehdä töitä yhdessä ja tauottaa rytmi mukavasti. Mahdolliset negatiiviset puhelut käsittelemme heti omalla porukalla, ettei asiat jää painamaan kenenkään mieltä pidemmäksi aikaa. Meillä on monipuolista osaamista, joten toimistolta löytyy hyvin erilaisia näkökulmia ja apua ongelmanratkaisuun. Lounasedut mahdollistavat yhteiset tauot päivään.
Yllä tiivistetty perintäkäsittelijän työpäivä on meillä jaettu neljälle tekijä: yksi ottaa toimeksiannon vastaan ja tarkastaa asiakastiedot. Toinen kontaktoi puhelimitse velallisasiakkaita ja selvittää epäselvyyksiä. Kolmas selvittää toimeksiantajien kanssa miten perintää kannattaa jatkaa ja neljäs huolehtii rahaliikenteestä ja oikeudellisten toimenpiteiden aloittamisesta. Ja työpareina työtehtävät monipuolistuvat, pysyvät mielenkiintoisina, ammattitaito kasvaa ja pystymme pitämään jokaisen työkuormat mahdollisimman tasaisina.
Vuonna 2019 saimme SeAMKista työharjoitteluun Emman ja annoimme tuolloin hänen kertoa omin sanoin millaista harjoittelu oli ja mitä kaikkea hän sai tehdä: https://perintaritari.fi/tyoharjoitteluni-perintaritarilla/
Tuliko yllätyksenä miten paljon yksi toimeksianto pitää työtä sisällään? 🙂
Perintäritarin Juha