Perintäritari - yrityksen oma perintäprosessi kuntoon

Saamme usein perittäväksi saatavia, jotka eivät vielä ole perintäkelpoisia tai vastaavasti niiden otollisin aika meni jo yksi kesä sitten. Oma kassavirta tulee kuntoon huolellisilla luottopäätöksillä, aktiivisella laskutuksella, riittävän lyhyellä maksuehdolla sekä järjestelmällisellä maksuvalvonnalla. Nämä kaikki asiat vaikuttavat viime kädessä myös saatavan perinnän onnistumiseen. Käydään nyt tarkemmin läpi miten jokainen yritys saa nämä asiat kuntoon omissa toimintatavoissaan.

Lasku vai etumaksu?

Luottopäätös on suurin yksittäinen tekijä onnistuuko saatavan perintä. Usein luotto myönnetään sen suuremmin tarkastamatta asiakkaan taustoja. Elinkeinoharjoittajan y-tunnuksella ei välttämättä ole merkittäviä maksuhäiriöitä, mutta velkavastuinen henkilö taustalla saattaa olla jopa varaton. Tuore yhtiö vähäisine maksuhäiriömerkintöineen ei myöskään ole se paras luototettava asiakas.

Jos haluat välttää täysin luottotappiota ja saada rahasi asiakkaalta takuuvarmasti, myy tuotteitasi/palveluitasi aina käteiskaupalla ja/tai etumaksulla. Tällöin sinun ei tarvitse välttämättä muodostaa edes laskua ja raha on jo tililläsi. Takuuvarmaa suorittamista, jota suosittelemme erityisesti kuluttajakauppaan. Ethän sinäkään saa Gigantista yksityishenkilönä ostettua laskulla taulutelevisiota vaan joudut maksamaan hankinnan tiskillä joko käteisellä tai omalla luottokortilla (jossa luottovastuun kantaa Visa/Mastercard). Nettiostoksiin esimerkiksi Klarna tarjoaa mainion vaihtoehdon luottoriskin ulkoistamiselle.

Yritysten kohdalla luottokauppa on kuitenkin vakiintuneen kauppatavan muoto. Jos myisit pelkästään käteiskaupalla asiakkaille, menettäisit takuuvarmasti myyntiä. Luottotietojen tarkastaminen Suomen Asiakastiedon palvelusta määrittää hyvin asiakkaasi luottokelpoisuuden. Laskuttaminen on syytä tehdä huolellisesti ja pyytää asiakkaalta aina laskutustiedot. Jos hän haluaa ainoastaan kirjeitse laskun, niin pyydä vielä varmistuksena mahdollisuus laittaa kopio laskusta sähköpostiin, sillä kirjeposti on tänä päivänä ehdottomasti epäluotettavin tapa laskuttamiseen. Verkkolaskutus on selkeä, simppeli ja luotettavin. Uskallan väittää, että luottotietopalvelu on kulun sijaan investointi.

Ripeä ja aktiivinen laskutus ehtoineen

Kun palvelu ja/tai tuote on toimitettu asiakkaalle, on aika laskuttaa asiakasta ennalta sovitulla tavalla. Lähtökohtainen sääntö: mitä nopeammin laskutat, sitä nopeammin raha on tililläsi. Maksuehdot vaihtelevat usein 7-30 vuorokauden välillä. Kuluttajille myytäessä maksuehto on vakiintunut 14 vuorokauteen. Mitä lyhyemmän maksuehdon saat sovittua, sitä vauhdikkaammin omaan kassaasi saat varoja. Isot firmat vaativat yleisesti tavallista pidempiä maksuehtoja ja niissä tilanteissa kassavirtaa nopeuttamaan kannattaa vaihtoehdoksi miettiä myös laskurahoitusta.

Viivästyskorko astuu kuvioihin, vasta kun lasku maksetaan eräpäivän jälkeen. Korkolaki määrittää kuluttajilta vaadittavan viivästyskoron ylärajan. Se oli vuosia 7%, mutta nousi 1.1.2023 9,5%:iin. Kaupallisista sopimuksista (yritysten välisessä kaupankäynnissä) viivästyskorko on tällä hetkellä 10,5%. Kuitenkin yritysten välillä viivästyskorosta voidaan sopia myös poikkeavasti ja tavallisesti olemme nähneet viivästyskoron olevan yritysten välillä 8-12%.

Pitää muistaa, että myös asiakas tykkää tehokkaasta ja selkeästä laskutuksesta. Mikäli laskutat kerran kuukaudessa tai harvemmin, varaudu palauttamaan asiakkaasi mieleen mitä laskutus koskee sekä sen perusteet uudelleen. Asiakas haluaa hoitaa tilauksensa mahdollisimman nopeasti loppuun ja laskun maksaminen on merkki sinun onnistuneesta työstä asiakkaan tilauksen tuottamisessa. Reklamaatioriskit myös kasvavat mitä pidempään laskutus viivästyy. Tottakai perustellut reklamaatiot tulee käsitellä myös laskun maksamisen jälkeen, mutta sinun asemasi reklamaatiotilanteissa on paremmat, jos raha on jo tililläsi. On myös tilanteita, että asiakkaat reklamoivat mitättömistä asioista saadakseen lisää maksuaikaa heikon kassan hetkinä. Huolellisen luottopäätöksen ja nopean laskutuksen myötä nämä tilanteet pystyy minimoimaan.

Yrityksen oma “perintäprosessi”

Ja sitten laskun eräpäivän jälkeiseen aikaan. Kun asiakas ei ole eräpäivään mennessä maksanut laskua, on tärkeää muistuttaa asiakasta asiasta mahdollisimman nopeasti. Ja tehdä se kirjallisesti joko verkkolaskuna tai sähköpostitse, jotta lain vaatima muistutus pystytään näyttämään toteen. Kylkeen puhelu, niin muistuttaminen on tehty laadukkaimmalla mahdollisella tavalla. Yleisin syy laskun maksamattomuuteen on unohdus, ja puhelu herättää siihen parhaiten.

Kokonaisuuden kannalta on myös selkeintä, kun et ensimmäisen maksumuistutuksen kohdalla vaadi muistutuskuluja tai viivästyskorkoja. Tämä siksi, että jos asiakas ei jostain syystä ole saanut laskua tai siinä on jotain epäselvää, niin kulut ja korot aiheuttavat vain turhaa ärtymystä. Jos kuitenkin päädyt kuluja vaatimaan, niin yleinen muistutuskulu toiselta yritykseltä on 5-10 euroa. Kuluttajan kohdalla laki on rajannut maksimikuluksi 5 euroa per muistutus.

Sitten se tärkein huomio omaan maksuvalvontaan liittyen: saatavasta voidaan lähettää seuraava maksullinen muistutus tai siirtää perintätoimistolle, kun edellisestä muistutuksesta on kulunut vähintään 10 vuorokautta. Tämä aikaraja tuli voimaan 1.5.2022, kun laki saatavien perinnästä päivitettiin. Saatavaa ei siis voida lähteä perimään, vaikka laskun eräpäivästä olisi kulunut kuukausi, jos muistutuksesta on kulunut vain 5 vuorokautta. Laskun saajalle tulee antaa riittävä reagointiaika muistutuksen maksamiseen. Kuluttajaperinnässä muistutuksen jälkeen tulee antaa 14 vuorokauden reagointiaika, ennen kuin saatava on perintäkelpoinen.

Luo oma toimintatapasi maksuvalvonnalle

Jos käytössäsi on sähköinen taloushallinnon ohjelmisto, niin laskutusprosessisi on jopa täysin automatisoitavissa. Esimerkiksi Fennoan ohjelmiston kautta voit päättää onko viimeinen manuaalinen työtehtäväsi laskun lähettäminen, jonka jälkeen muistutus ja saatavan siirto perintätoimistolle siirtyy tiettyjen päivämäärien jälkeen automaattisesti.

Yleisempi tapa pienten yritysten kohdalla on kuitenkin harkitumpi ja manuaalisempi. Seuraa viikoittain reskontraasi, lähetä valikoiden kirjalliset maksumuistutukset niille asiakkaille, joiden laskujen eräpäivät ovat menneisyydessä ja siirrä ne saatavat perintätoimistolle, joissa muistutuksen lähettämisestä on kulunut vähintään kaksi viikkoa. Uskoisin, että näin toivoisit sinuakin perintätilanteissa kohdeltavan.

Tässä vielä tiivistettynä lain mukainen prosessi:

Yritys: (laskun eräpäivä 7.3.2023)

  • muistutuksen lähettäminen 8.3.2023
  • siirto perintätoimistolle 18.3.2023 (vähintään 10vrk muistutuksen lähettämisestä)

Kuluttaja: (laskun eräpäivä 7.3.2023)

  • lasku luotu 21.2.2023 (14vrk maksuehto)
  • maksuttoman muistutuksen lähettäminen 8.3.2023
  • siirto perintätoimistolle 23.3.2023 (vähintään 14vrk muistutuksen lähettämisestä)

TAI

  • maksullisen 5€ muistutuksen lähettäminen 21.3.2023 (vähintään 14vrk laskun erääntymisestä)
  • siirto perintätoimistolle 5.4.2023 (vähintään 14vrk muistutuksen lähettämisestä)

Ja vielä kokemukseemme perustuva suosituksemme:

Yritys:

  • laskulla 7vrk maksuehto (laskun eräpäivä 7.3.2023)
  • maksuttoman muistutuksen lähetys 14.3.2023 (1vk eräpäivästä)
  • siirto perintätoimistolle 28.3.2023 (3vk eräpäivästä)

Kuluttaja:

  • laskulla 14vrk maksuehto (laskun eräpäivä 7.3.2023)
  • maksuttoman muistutuksen lähetys 14.3.2023 (1vk eräpäivästä)
  • siirto perintätoimistolle 4.4.2023 (4vk eräpäivästä)

Ohessa vielä A4-muotoinen tiivistys onnistuneeseen maksuvalvontaan pdf-muodossa. Voit printata sen työpöydällesi ja pitää yleisenä muistilistanasi yrityksesi maksuvalvonnassa. Siten lisäät omaa tehokkuuttasi saatavien kotiuttamisessa ja vähennät meidän perintätoimistojen työtä 🙂

Perintäritarin Juha

Comments are closed.