Markkinoijat puhuvat markkinointia, startupit pöhinää ja rekrytoijat näköalapaikoista. Mekin sorrumme perintäalalla siihen, että termistö ja prosessit ovat tulleet MEILLE liian tutuiksi, mutta todellisuudessa meidän tärkeimmät asiakkaat eli pienyrittäjät eivät välttämättä tiedä perinnästä mitään. Milloin tulee maksuviive- tai maksuhäiriömerkintä? Montako muistutusta tulee lähettää ennen kuin saatavan voi siirtää perintään? Lupaan, että tämän blogin luettuasi tiedät perinnän perusteet. Lakimuutos vuonna 2022 teki prosesseihin merkittäviä muutoksia.
Kaikki alkaa laskutuksesta
“Luottotappio syntyy luotonantohetkellä. Kaikilla sen jälkeen tehtävillä toimenpiteillä pyritään minimoimaan vahingot”, totesi erään suuren yrityksen talousjohtaja. Siksi kannattaakin miettiä ihan ensiksi pystytkö myymään asiakkaalle käteiskaupalla tai etumaksulla tuotteita/palveluita. Käteiskauppa ei siis tarkoita riihikuivan fyysisen rahan siirtelyä vaan on yleistermi välittömälle maksamiselle (esimerkiksi korttimaksulle).
Mitä selkeämpi on lasku, sitä helpompi se on maksaa. Kun laskulle on kirjattu kaikki tarvittava tieto, (laskunumero, päivämäärä, eräpäivä, summa, selite erittelyineen, tilinumero ja viite) se tulee paljon todennäköisemmin maksuun ajallaan kuin puutteellisilla tiedoilla oleva lasku. Tämän päivän laskutusohjelmat auttavat käyttäjiä tekemään täydellisiä laskuja, joten siihen kannattaa panostaa excelin sijaan.
Perintäprosessin kannalta yksi merkitsevä tieto on maksuehto. Etenkin kuluttajakaupassa maksuehto on tärkeä olla vähintään 14vrk, jotta perintäprosessi pysyy aikarajojen osalta katkeamattomana ja lain mukaisena. Yritysten kohdalla maksuehto on hyvä pitää myöskin kohtuullisena, ja ainakin 7vrk täyttää tämän kriteerin, jos lasku lähetetään mailina tai verkkolaskuna. Kirjeen kanssa 10vrk ehto on riittävä.
Maksumuistutukseen kannattaa panostaa
Perintää ovat kaikki ne toimenpiteet, joilla asiakasta pyritään kehottamaan maksamaan avoin saatava. Eli velkojan oma maksumuistutus on saatavien perintää. Kuitenkin yleisterminä saatavien perinnälle on perintätoimistojen toimet erääntyneiden laskujen perimisessä. Perintätoimistot voivat velkojan toimeksiantona lähettää velallisasiakkaalle jo maksumuistutuksen tai sitten maksuvaatimuksen. Maksuvaatimus (toiselta nimeltään perintäkirje) voidaan lähettää kuitenkin vasta, kun avoimesta saatavasta on muistutettu velallisasiakasta. Eli muistutus on aina ensimmäinen toimenpide laskun erääntymisen jälkeen.
Maksumuistutus on tehokkain, kun siihen panostaa hieman aikaa ja energiaa. Yleisin syy laskun maksamattomuuteen on joko unohdus tai se, että alkuperäinen lasku ei ole saapunut perille. Sen vuoksi laadukkaaseen maksumuistutukseen kannattaa panostaa: soita asiakkaallesi ja kysy onkohan alkuperäinen lasku tavoittanut häntä. Vastauksella itsessään ei ole väliä, sillä varmin tapa saatavan kotiuttamiseen on kysyä samassa yhteydessä, että mihin sähköpostiin voisit alkuperäisen laskun lähettää, jotta asia tulisi kuntoon. Tämän lähetettyäsi olet kirjallisesti ja todennettavasti tehnyt maksumuistutuksen asiakkaallesi.
Laki saatavien perinnästä sai päivityksen erityisesti yritysperinnän osalta 1.5.2022. Tästä kirjoitimme aikanaan hyvinkin kattavasti, ja merkitsevimpinä asioina olivat perintäkuluille säädetyt ylärajat sekä maksullisten vaatimusten lähettämisen aikarajat ja kappalemäärät. Laki mukailee yritysperinnän osalta nyt hyvin vahvasti kuluttajaperintää, jossa perintäkulujen ylärajat määräytyvät perittävän saatavan pääomien mukaisesti. Palataan tähän tarkemmin seuraavan alaotsikon kohdassa.
Mutta tärkein tieto muistutuksesta: on asiakkaasi sitten kuluttaja tai yritys, voit lähettää hänelle kuluttoman maksumuistutuksen heti eräpäivän jälkeen. Muistutuksesta pitää kuitenkin odottaa vähintään 14vrk, että perintätoimisto voi lähettää kuluttaja-asiakkaalle maksullisen maksuvaatimuksen. Yritysten kohdalla odotusaika on 10vrk. Muistutuksesta voi vaatia kuluttajalta 5 euron muistutuskulun, jos 14vrk maksuehdon mukainen lasku on viivästynyt vähintään 14vrk. Yritykseltä voi sen sijaan vaatia EU-maksuviivästysdirektiivin mukaisen 40 euron vakiokorvauksen heti, kun laskulle alkaa kertymään viivästyskorkoa. Tavanomaisesti nähtävä muistutuskulu on kuitenkin ollut yritysten välillä 5 tai 10 euroa.
Ja kyllä, yksi maksumuistutus riittää. Sen jälkeen perintätoimisto voi lähettää saatavasta maksuvaatimuksen.
Perintätoimiston perintäprosessit
Alkuun selkeytys: perintätoimistoa ei ole pakko käyttää saatavien perinnässä vaan perintää voi toteuttaa myös itse omiin saataviin. Tällöin tulee samalla tavalla noudattaa Lakia saatavien perinnästä aikarajojen ja maksimikulujen osalta.
Velkoja jättää perintätoimistolle joko muistutus- tai perintätoimeksiannon, jonka mukaan perintätoimisto määrittää kulut ja toimenpiteensä saatavan perimiseksi. Perintäkulut määräytyvät kolmen merkitsevän asian mukaan: laskun pääoman, milloin maksumuistutus on tehty ja onko velallisasiakkaana kuluttaja vai yritys. Maksuvaatimuksen tavoite on informoida velallisasiakas avoimesta velasta ja kannustaa asiakas maksamaan se. Perintäkuluista olemmekin kirjoittaneet jo yksityiskohtaisemmin aiemmassa blogissa.
Eri perintätoimistoilla on erilaiset prosessit ja toimintatavat asian hoitamiseen. Lähtökohtaisesti maksumuistutus ja/tai maksuvaatimus lähetetään kirjeitse joko laskulta löytyvään osoitteeseen tai Digi- ja Väestötietoviraston rekisteristä tai YTJ:stä löytyvään osoitteeseen. Sen lisäksi perintätoimisto voi soittaa velallisasiakkaalle ja pyrkiä tavoittamaan häntä kirjeen lisäksi myös puhelimitse.
Jos asiakas maksaa saatavan perintätoimiston kehotuksen mukaisesti, perintätoimisto tilittää toimeksiantajalleen sopimuksen mukaisen suorituksen ja pidättää itsellään sopimuksen mukaisen osuuden. Tämän vuoksi on tärkeää, että toimeksiantaja tutustuu aina tilaajana perintätoimiston hinnoitteluun etukäteen yllätysten välttämiseksi. Hinnoitteluja ja toimintatapoja on yhtä monta kuin perintätoimistojakin.
Jos asiakas ei maksa laskuaan, perintätoimisto voi lähettää velallisasiakkaalle uusia kehotuksia saatavasta. Kuluja perintätoimisto voi vaatia kuitenkin vain maksimissaan kolmesta kirjeestä:
- maksumuistutus, maksuvaatimus, maksuvaatimus
- maksumuistutus, maksuvaatimus, tratta
Tämä on yksi syy, miksi 1,5 vuoden aikana trattaperinnän määrä on kasvanut aikaisemmasta: prosessi on lyhentynyt ja maksuttomien kirjeiden lähettäminen ei ole hyvää liiketoimintaa.
Perintäritarin perintäprosessi
En voi puhua perintätoimistojen omista perintäprosesseista kuin yleisesti. Sen sijaan omia prosessejamme avaan mielelläni tietoisuuden lisäämiseksi. Kun saamme toimeksiannon, me tarkastamme ensimmäisenä velallisasiakkaan luottotiedot ja arvioimme, onko meidän vapaaehtoisen perinnän toimenpiteillä onnistua perinnässä. Jos ei, suositamme saatavaa joko luottotappioksi tai ohjeistamme velkojaa tekemään itse haastehakemuksen käräjäoikeuteen kotisivuiltamme löytyvän ohjeistuksen avulla.
Jos luottotiedot ovat “perintäkelpoiset” kirjaamme toimeksiannon ohjelmistoomme, lisäämme oman taulukkomme mukaisen perintäkulun muistutukseen/vaatimukseen ja lähetämme velallisasiakkaalle kehotuksen kirjeitse. Perintäkulumme ovat olleet jo ennen viime vuoden lakimuutosta alhaisemmat kuin mitä uudet ylärajat. Esimerkiksi 150 euron pääoman perinnässä perintäkulun suuruus on 25 euroa.
Kun kirje on matkannut vähintään yhden vuorokauden, lähdemme tavoittelemaan velallisasiakasta myös puhelimitse. Jos emme ehdi heti seuraavana päivänä tavoitella asiakasta puhelimitse, tulemme tekemään sen viimeistään ennen maksukehotuksemme eräpäivää. Eli kaikki perintätoimeksiannot sisältävät velallisasiakkaan tavoittamisen myös puhelimitse (ja tekstiviestitse ellei asiakas vastaa). Joissain tapauksissa velallisasiakkaan sähköpostiosite on varmistettu sopimuksilla ja voimme lähestyä suoraan asiakasta sitä kautta, jolloin puheluja ei välttämättä tehdä.
Kun maksuvaatimuksemme on erääntynyt, arvioimme edetäänkö prosessissa uudella maksuvaatimuksella vai trattaperinnällä. Joskus saatamme myös suosittaa maksuvaatimuksen eräännyttyä heti oikeudellista prosessia. Arvioinnin ja perustelut käymme aina toimeksiantajan kanssa läpi ja luottotiedoilla on suuri vaikutus seuraaviin askeleihin. Ehdotuksemme huomioiden toimeksiantaja viime kädessä määrittää miten asiassa haluaa edetä tai haluaako mahdollisesti päättää perintätoimet.
Kun velallisasiakas maksaa meille saatavat, tilitämme toimeksiantajallemme kahdesti viikossa suorituksia ja pidätämme tilityksessä meille kuuluvan toimeksiantopalkkion itsellämme. Tällöin toimeksiantajaa ei erikseen tarvitse lähestyä laskulla, mutta malleja on eri toimeksiantajien kanssa erilaisia. Toimeksiantopalkkiomme suuruuden voi tarkastaa aina etukäteen hinnastostamme.
Milloin perinnästä muodostuu merkintä luottotietoihin?
Tämä kysymys aiheuttaa usein huolta velallisasiakkaissamme. Se, että perintätoimisto lähettää ensimmäisen kehotuksen saatavasta ei ole vielä aiheuttanut merkintää luottotietoihin. Perintätoimiston tulee itse asiassa aina varmistaa yhdellä kehotuksella asiakkaan mahdollinen tavoittaminen ennen tratan tai haasteen tekemistä.
Kun on kyse kuluttajasaatavasta, maksuhäiriömerkintä voi muodostua ainoastaan oikeudellisen prosessin kautta. Eli kun haastemies lähestyy velallisasiakasta ja aikarajaa saatavien maksamiseen ei pystytä noudattamaan. Tällöin käräjäoikeus antaa ratkaisun ja ratkaisu muodostaa velkomustuomion, josta tulee luottotietoihin maksuhäiriömerkintä. Eli vasta velkomustuomio muodostaa maksuhäiriömerkinnän.
Kun velallisasiakkaana on y-tunnuksen omaava yhtiö (myös elinkeinoharjoittaja), maksuhäiriömerkintä muodostuu velkomustuomion lisäksi myös protestoidusta tratasta. Perintätoimistot ovat tehneet sopimukset luottotietoyhtiöiden (Suomen Asiakastieto ja Dun & Dradstreet) kanssa maksuviivetiedon jakamisesta ja voivat asettaa velallisyritykselle tratan aikaisintaan, kun perintätoimiston yksi maksukehotus (myös maksumuistutus on maksukehotus) on erääntynyt. Tratan asettamisesta muodostuu luottotietoihin maksuviivemerkintä, joka näkyy tiedoissa 6 kuukautta. Jos tratan mukainen summa maksetaan 14vrk kuluessa sen asettamisesta, saatavaa ei voida protestoida ja siten maksuhäiriömerkinnältä vältytään.
Onneksi joulukuussa 2022 saimme lakimuutoksen, jonka myötä maksuhäiriömerkinnän saa poistettua luottotiedoista. Se tapahtuu maksamalla saatavan kuluineen ja korkoineen ja pyytämällä perintätoimistoa informoimaan suorituksesta luottotietoyhtiötä. Ilmoituksen vastaanottamisesta merkintä poistuu 1 kuukauden sisällä. Velallisasiakas voi myös suoraan olla itse luottotietoyhtiöön yhteydessä merkinnän poistamiseksi dokumentteineen. Maksuhäiriömerkinnän poistaminen koskee sekä kuluttajia että yrityksiä.
Parhaat vinkit yrityksen omaan maksuvalvontaan
Lopuksi seitsemän vuoden kokemuksella vinkit hyvän maksuvalvonnan tekemiseen omassa yrityksessänne:
- Hanki sähköinen taloushallinto-ohjelmisto helpottamaan laskutusta
- Luo yrityksellesi luottopolitiikka ja noudata sitä (monentenako päivänä laskun erääntymisestä muistutat asiakasta ja milloin siirrät perintään)
- Etsi itsellesi valmiiksi liiketoimintaasi tukeva perintätoimisto (ohjelmistointegrointi, toimintatavat, informaation kulku jne)
- Ole asiakkaillesi reilu ja joustava, mutta johdonmukainen ja selkeä
Perintäritarin Juha