Huhtikuussa kirjoitimme miten automatisoida maksuvalvonta ilman sähköistä ohjelmistoa. Nyt on aika antaa palstatilaa sähköisen ohjelmiston hyödyille. Sähköinen taloushallinto on ollut jo pitkään tätä päivää, ja sen merkitys kasvaa kuukausi kuukaudelta. Kun 10 vuotta sitten lähdimme suunnittelemaan nykyistä perintäohjelmistoamme, meille ei ollut olennaista integroitua sähköisiin taloushallinnon ohjelmistoihin, sillä tilausta oli ns. “mappiperinnälle”, jota etenkin pienet yritykset tykkäsivät satunnaisten perintätapausten myötä käyttää. Kun vuoden 2026 alusta lähdimme rakentamaan uuden ohjelmiston vaatimusmäärittelyä, tärkeimpänä asiana asiakkaidemme helppouden ja selkeyden kannalta oli kirjata mahdollisimman monipuolinen integrointi määrittelyyn mukaan. Millaisia hyötyjä sähköisellä taloushallinnolla saavutetaan perinnän osalta?
Helppous ja automaatio
Sähköinen taloushallinto pyritään ohjelmistokehittäjän toimesta rakentamaan niin käyttäjäystävälliseksi kuin mahdollista. Laskujen luominen, lähetys, muistuttaminen ja perintä pyritään tekemään mukavan helpoksi. Parhaimmillaan täysin automatisoiduksi.
Erityisen merkityksellistä on tehdä yrityksen oma maksuvalvonta mahdollisimman automatisoiduksi ennen perintätoimia: laskutus kuntoon oikeilla maksuehdoilla ja oma maksukehotus automatisoidusti matkaan viimeistään viikon kuluttua eräpäivästä. Sillä varmistetaan mahdollisimman tehokkaat perintätoimiston perintätoimet, kun niiden aika on.
Täysautomatisoitu perintä tarkoittaa sitä, että sähköisen taloushallinnon ohjelmistosta lähtee ilman erillisiä kliksutteluja saatavat perintätoimistolle. Se ei kuitenkaan ole kaikille paras malli. Joskus velallisasiakkaina on 20 vuoden kumppanuuksia, joiden kanssa asiat sujuvat pienillä viiveillä mukavasti eikä niitä tarvitsisi siirtää perintään. Toisaalta asiakkaat ovat saattaneet sopia eräpäiväsiirtoja ja/tai reklamaatioita suoraan velkojan kanssa, jolloin perintätoimet voivat olla aiheettomia ja aiheuttavat siten ärtymystä sekä mahdollisia kuluja velkojalle perinnän keskeyttämisestä.
Kaikki avoin maksutieto yhdessä paikassa
Ohjelmistot mahdollistavat erityisesti datan säilömisen yhteen paikkaan. Kaikki avoimet myyntilaskut löytyvät yhdestä paikasta ja pääset yhdellä silmäyksellä näkemään mitkä laskut odottavat vielä vastaanottajilta suorituksia.
Parhaimmillaan rahan saapuminen velkojan tilille voi olla lähes huomaamatonta: perintätoimisto tilittää alkuperäisen laskun pääomat alkuperäisellä viitenumerolla, jolloin taloushallinnon ohjelmistossa avoin saatava poistuu ja siirtyy maksettujen joukkoon. Erillisiä kohdistamisia ei tarvita ja perintätoimiston tilityslaskelmat toimitetaan sovitulla tavalla velkojalle, jolloin erittelyt arvonlisäveroista ja toimeksiantopalkkioista tulee kirjanpitokelpoisena velkojan saataville. Tämä vähentää merkittävästi työmäärää kirjanpidossa.
Ajan murros ohjaa ohjelmistojen hyödyntämiseen
Jos perintätoimiston kilpailuetuina on ollut vielä viisi vuotta sitten inhimillisyys ja asiakaslähtöisyys, joiden vuoksi heidät valittiin perintäkumppaniksi, niin tänä päivänä sen painoarvo ei ole niin merkittävä. Nyt ajankuva on se, että kartoitetaan omasta sähköisestä ohjelmistosta itselle parhaiten sopiva perintäkumppani. Jos löydyt sieltä, ja sinulla on sellaisia ominaisuuksia, joita yritykset perintätoiminnassa arvostaa, olet vahvoilla.
Eli ohjelmistot ovat etenkin suurille yrityksille kuin tämän päivän internet: jos et ole siellä, sinua ei ole olemassa.
Oma toiveeni on tässä kohtaa se, että erityisesti nykyiset asiakkaamme malttavat vielä noin vuoden verran arvostaa yhteistyötä kanssamme ilman mahdollista sähköisen taloushallinnon rajapintaa. Haluamme löytää sellaiset vaihtoehdot tulevaan, joilla pystymme mahdollisimman laajalti palvelemaan nykyisiä asiakkaitamme, mutta myöskin mahdollistaa uudelle potentiaalille tilaa. Mitä huolellisemmin teemme tällä hetkellä vaatimusmäärittelyä, sitä kauaskantoisemmat ja laajemmat mahdollisuudet se avaa perintäyhteistyön helppouteen kanssamme.
Tällä hetkellä Fennoa, LemonAid, Asteri ja Apix Laskumappi ovat meidän kumppaneitamme, joiden avulla yhteistyö on sähköistä ja modernia. Näiden kumppaneiden kanssa kehitämme myös tulevaa, jotta hyvästä tulee parempaa. Ja toivomme valmiin lopputuloksen houkuttelevan monet muutkin ohjelmistot yhteistyöhön kanssamme.
Ja huoli pois: “mappiperintä” on tulevaisuudessakin osa toimintaamme 🙂
Perintäritarin Juha